Carga tu CAI

El CAI (Código de Autorización de Impresión) es el permiso que el SAR le da a tu negocio para emitir comprobantes. Una factura con valor fiscal siempre lleva CAI. Recibix no tramita el CAI por ti; tú lo obtienes ante el SAR (o con tu contador) y aquí lo registras.

Registrar el CAI de facturas requiere un plan activo (Facturación, Negocio o Empresarial). Durante la prueba de 14 días no lo necesitas: haces facturas de prueba, y cada una sale como documento de prueba, sin valor fiscal. Cuando actives tu plan en Configuración → Plan y pagos, registras tu CAI y desde ese momento facturas con valor fiscal. Al subir tu comprobante de pago el plan se activa en el acto y puedes registrar tu CAI enseguida. Lo mismo vale para el CAI de notas de crédito y débito. El CAI de comprobantes de retención va con su propio módulo y no necesita plan.

Con un plan activo ya no hay facturas de prueba: sin un CAI vigente, Recibix no te deja emitir la factura.

Si todavía estás haciendo ese trámite y el formulario del SAR te pregunta por el sistema de facturación —incluida la casilla del Web Service—, ve a Registrar Recibix ante el SAR.

Registrar un CAI

Ve a Configuración → CAI. Verás la lista de tus CAI con su rango, el Próximo número que va a usar, fecha límite y estado. En el teléfono cada CAI se muestra como una tarjeta.

Haz clic en + Nuevo CAI. Se abre un asistente: si todavía no tienes tu CAI, te muestra los pasos para tramitarlo ante el SAR; si ya lo tienes, toca Ya tengo mi CAI e ingresa:

• RTN y razón social: solo la primera vez. Son los datos de tu constancia de autoimpresor y salen como emisor en todas tus facturas y en el archivo del SAR. Recibix no te los pide al abrir la cuenta justamente para que los copies de ese papel en vez de escribirlos de memoria. Antes de guardarlos te muestra cómo van a verse impresos y te pide confirmarlos con una casilla; después ya no vuelve a preguntártelos.
• Número CAI: la cadena que te dio el SAR: seis grupos alfanuméricos separados por guión. Cópiala tal cual de tu constancia; si el formato no calza, Recibix no la acepta.
• Establecimiento y punto de emisión: 3 dígitos cada uno (por ejemplo, 001). Tipo de documento: 2 dígitos: 01 = Factura; 06 = Nota de crédito; 07 = Nota de débito; 08 = Guía de remisión, que además pide la dirección del establecimiento; 05 = Comprobante de retención, si usas el módulo de retenciones. Las notas llevan su propio CAI; sin él se guardan sin valor fiscal (ver Notas de crédito). Agrega también un nombre de sucursal para identificarlo de un vistazo.
• Rango autorizado: número inicial y final. El final tiene que ser mayor que el inicial.
• Fecha límite de emisión.
• ¿Ya usaste facturas de este talonario?: si ya emitiste algunas en papel o en otro sistema, contesta que sí y escribe el número del último documento que emitiste. Recibix sigue desde el siguiente y no repite los que ya usaste. Si contestas que no, empieza desde el rango inicial.

Guárdalo y quedará como vigente.

Cómo lo usa Recibix

Una vez registrado, Recibix:

• Asigna el número correlativo automáticamente a cada factura.
• Lleva el control por establecimiento y punto de emisión.

Cuándo te avisa que se está acabando

Recibix te muestra una alerta en el Dashboard —"Atención: CAI próximo a vencer o agotarse"— cuando alguno de tus CAI activos entra en cualquiera de estos dos casos:

• Faltan 30 días o menos para su fecha límite.
• Ya usaste el 90% o más del rango autorizado.

La alerta te dice cuántos días quedan y cuántos correlativos te sobran.

El aviso es dentro de la aplicación, no por correo. Si nadie de tu equipo entra al Dashboard, nadie lo ve. Tramitar un CAI nuevo ante el SAR toma tiempo, así que conviene revisarlo antes de que la alerta aparezca — cuando el rango se agota o la fecha vence, dejas de poder facturar hasta tener uno nuevo.

Varios CAI

Puedes tener más de un CAI activo, por ejemplo para distintas sucursales o puntos de emisión.

Cuando tienes varios, elegir cuál usar es obligatorio en cada factura: no hay un CAI por defecto. En la pantalla de nueva factura aparece el selector Sucursal —solo se muestra si tienes más de uno— y de ahí sale el correlativo. Con un solo CAI activo el selector no aparece y Recibix lo usa sin preguntarte.

El nombre de sucursal que le pongas a cada CAI es lo que verás en ese selector, así que conviene que sea reconocible.

Cuántos CAI permite tu plan

Cada plan trae un número de CAI activos, y el punto de venta y el módulo de retenciones suman los que necesitan para funcionar:

	CAI
Facturación	1
Negocio	3
Empresarial	Ilimitados
Módulo de retenciones	+1
Terminal adicional del punto de venta	+1 por cada una

Por ejemplo, con Negocio y dos terminales del punto de venta puedes tener 4 CAI activos: los 3 del plan, que ya cubren la terminal incluida, y uno por la terminal adicional.

Los CAI de notas de crédito, notas de débito y guías de remisión (06, 07 y 08) no cuentan en ese cupo: complementan al CAI de facturas del mismo punto de emisión.

Si llegas al máximo, Recibix no te deja registrar otro. Para más puntos de emisión, sube de plan.

Siguiente paso

Con tu CAI registrado, tus facturas salen con valor fiscal. Sigue con Crear una factura.