Facturar con traslado de mercadería

Cuando tú o un fletero llevan la mercadería al cliente, la ley pide que viaje respaldada. Si le agregas a la factura los datos del traslado, la factura ampara el transporte y no necesitas una guía de remisión aparte. Lo dice el Reglamento de Facturación (Acuerdo 481-2017), artículo 31, numeral 3.

Cuándo usarlo

• Sí: entregas con tu camión o con un transportista contratado, y la factura viaja con la mercadería.
• No hace falta: el cliente se lleva lo que compró. Con la factura le basta (artículo 31, numeral 5).
• No alcanza: si mueves mercadería sin venderla (de una bodega a otra, a consignación, a una feria), si la factura no viaja con ella o si entregas por partes, emite una guía de remisión, con su propio CAI.

Cómo llenarlo

En Nueva factura, debajo de los productos, activa La mercancía viaja con esta factura. Te pide:

• Punto de partida y punto de destino. Salen llenos con la dirección de tu empresa y la del cliente; cámbialas si la mercadería sale de otra bodega o va a otra dirección.
• Fecha de inicio y fecha de fin del traslado. El inicio no puede ser antes de la fecha de la factura. Si se entrega el mismo día, pon la misma fecha en las dos.
• Transportista: identificación y nombre. Si el camión es tuyo, marca Transporte propio y se llena con el RTN y la razón social de tu empresa.
• Conductor: identificación y nombre.
• Vehículo: marca y placa. Si es una rastra o lleva remolque, agrega también esas placas.

La identificación puede ser el número de identidad (13 dígitos) o el RTN (14). Puedes escribirla con guiones o espacios; Recibix guarda solo los números.

Tienen que ir todos los datos. Con algunos nomás la factura no ampara el transporte, así que Recibix no la deja salir a medias.

Qué sale en la factura

El PDF, el ticket, la versión para imprimir y el enlace que le compartes al cliente llevan un bloque Datos del traslado con todo lo anterior y la leyenda "Esta factura ampara el transporte de la mercancía (Acuerdo 481-2017, Art. 31 num. 3)". Imprímela y que viaje con el conductor.

Después de emitir

Los datos del traslado son parte de la factura, así que no se cambian después de emitirla. Si cambió el camión o el conductor antes de salir, rectifica la factura. En un borrador sí puedes cambiarlos cuantas veces quieras; la fecha de inicio se revisa cuando lo emites.

¿Y la nota de entrega?

La nota de entrega sirve como acuse de recibo interno: quién recibió y cuándo. No ampara el traslado, porque no es un documento fiscal. Para eso están los datos de traslado en la factura.