Nómina

Empleados

Da de alta a tu equipo uno por uno o desde Excel, con su salario, jornada, contrato y datos para pagarle y mandarle su recibo.

Antes de tu primera planilla, cada persona que le pagas tiene que estar registrada como empleado. Lo que pongas en su ficha decide cuánto se le paga, cuánto vale su hora extra, qué le toca al terminar el contrato y adónde le llega el recibo. Vale la pena llenarla bien una vez.

Los empleados están en Recursos Humanos → Nómina, con el botón Empleados. Pueden manejarlos el administrador, el supervisor y el contador.

Nómina es un módulo que se activa a solicitud, sin cobro por empleado. Mira cómo probarlo y activarlo en Nómina.

Agregar un empleado

Toca Nuevo empleado.
Llena los campos obligatorios (los que llevan asterisco): Nombre, Apellido, Cargo, el salario, Modalidad, Frecuencia de pago, Jornada, Tipo de contrato y Fecha de ingreso.
Agrega lo opcional que tengas a mano (abajo te explicamos para qué sirve cada cosa).
Toca Crear.

El salario que escribes al crearlo queda en su historial como Salario inicial, vigente desde la fecha de ingreso.

Cómo se paga: modalidad y frecuencia

Modalidad:
- Salario (por mes, quincena o semana): un monto fijo por período.
- Jornal (por día): se le paga por día trabajado. Le corresponde el séptimo día: un jornal por cada seis días. Al salario por mes, quincena o semana ya va incluido.
Frecuencia de pago: Mensual, Quincenal o Semanal (lunes a domingo).

El salario se escribe en la unidad en que se paga, no al mes. El campo cambia de nombre para recordártelo: Salario por mes, Salario por quincena, Salario por semana o Jornal diario. Si alguien gana L 15,000 al mes y cobra por quincena, escribes 7,500.

Si indicaste la actividad de tu empresa en Configuración → Empresa (campo Actividad de tu empresa (salario mínimo)), Recibix te avisa cuando un empleado queda por debajo, tanto en el formulario como en la lista ("Bajo el salario mínimo"). Es un aviso, no un bloqueo: la ley no permite pagar menos (art. 363 del Código del Trabajo), y la decisión de corregirlo es tuya.

Jornada y medio tiempo

Jornada: Diurna (8 horas), Nocturna (6 horas) o Mixta (7 horas). Decide cuánto vale su hora extra.
Horas por día (medio tiempo): déjalo vacío si trabaja la jornada completa. Llénalo solo si pactaron menos horas; lo que pase de ellas es hora extra (art. 330). Tiene que ser menos que la jornada que elegiste. Ojo: al empleado permanente que trabaja menos de 44 horas por semana, el art. 328 le da el salario íntegro de la jornada diurna.

Tipo de contrato

Indefinido.
A plazo fijo: te pide la Fecha de fin del contrato, que no puede ser anterior al ingreso.
Por obra determinada: la fecha de fin es opcional, porque muchas veces no se sabe.

El tipo de contrato decide qué se le paga al terminar (art. 46). Lo usa la liquidación.

Fecha de nacimiento

Es opcional, pero llénala si el empleado tiene o va a cumplir 65 años. Desde el año en que los cumple paga menos ISR, o nada si gana hasta L 350,000 al año (Decreto 59-2020). Sin la fecha, Recibix no tiene cómo saberlo y le retiene como a cualquiera. El detalle está en Cómo calcula Recibix la planilla.

Llénala también si el empleado es menor de 18 años. La ley pone condiciones y Recibix las revisa al guardar:

Nadie menor de 14 años puede trabajar (Código de la Niñez, art. 120).
Solo jornada diurna: nunca nocturna ni mixta (art. 125).
Con 14 o 15 años, hasta 4 horas diarias; con 16 o 17, hasta 6 (art. 125 y Constitución, art. 128). Escríbelas en Horas por día.
Sin horas extra: la planilla no te deja cargárselas (art. 134).
Antes de contratarlo necesitas la autorización de la Secretaría de Trabajo (art. 119). Recibix te lo recuerda al guardar la ficha.

Datos para identificarlo y pagarle

Código de empleado: su número interno, hasta 20 caracteres. No puede repetirse entre empleados, ni siquiera con uno dado de baja.
Departamento, Identidad y RTN.
Banco, Cuenta (tal cual la da el banco) y Tipo (Ahorro o Cheques).

Recibix no arma el archivo de pago del banco. Cada banco tiene su propio formato. Lo que sí hace es poner Banco, Cuenta y Tipo al lado del Neto en el Excel de la planilla (botón Excel), para que copies esas columnas sin teclear cuentas a mano. Con banco y cuenta en la ficha, el recibo también dice en qué cuenta se depositó.

Datos para el contrato de trabajo

Sexo, Estado civil, Nacionalidad, Profesión u oficio y Domicilio. Son opcionales y solo los usa el contrato de trabajo (más abajo): el art. 37 del Código del Trabajo pide que el contrato escrito diga esos datos del trabajador. Lo que dejes en blanco sale con una raya para llenarlo a mano.

Correo y teléfono, para los recibos

Correo: a esta dirección le llega su recibo cuando usas Enviar recibos en la planilla. Sin correo, ese empleado no recibe nada por correo.
Teléfono (WhatsApp): abre su chat para mandarle el recibo por WhatsApp.

Más en Hacer una planilla.

Usuario del sistema

Opcional. Vincúlalo a su usuario de Recibix solo si quieres traerle sus comisiones de ventas a la planilla. La mayoría de los empleados no necesita usuario.

Cargar a todo el equipo desde Excel

Si tienes muchos empleados, no los captures uno por uno.

Toca Importar y luego Descargar plantilla (o o en CSV).
Llena una fila por empleado. Son obligatorios nombre, apellido, cargo, salario y fecha de ingreso. La plantilla trae una hoja de Instrucciones; borra las filas de ejemplo antes de subirla.
Sube el archivo en Archivo (Excel o CSV).
Revisa el resumen: Nuevos, Ya existen y Con error.
Toca Importar N empleados.

Lo que conviene saber de la plantilla:

Salario por período es lo que cobra en cada pago, no al mes: el sueldo del mes si es mensual, lo de cada quincena si es quincenal, lo de un día si es jornal.
Frecuencia vacía es mensual, Modalidad vacía es salario y Jornada vacía es diurna.
Fecha de ingreso va como día/mes/año, por ejemplo 15/01/2024.
El RTN tiene que traer 14 dígitos. Si empezaba con 0, la hoja de cálculo pudo habérselo comido.
Hasta 500 empleados por archivo.

Todo o nada: si una sola fila tiene error, no se importa ninguna. Corriges esas filas y vuelves a subir el archivo. Los empleados que ya están en Recibix (mismo código o misma identidad) no se modifican: el importador da de alta, no edita.

La plantilla no trae tipo de contrato, horas por día ni fecha de nacimiento. Todos entran como contrato Indefinido y jornada completa. Si alguno es a plazo, de medio tiempo o mayor de 65, edita su ficha después de importar.

Importar desde un archivo está disponible con Nómina activada. Mientras la pruebas agregas a los empleados uno por uno.

Si llevabas la planilla en otro lado: saldos de arranque

Si antes de Recibix llevabas la planilla en Excel, con tu contador o en otro sistema, carga lo que cada empleado traía. Sin esos datos Recibix supone: calcula el ISR del año como si siempre hubiera ganado su sueldo de hoy, saca el promedio de la liquidación del salario de la ficha y cuenta las vacaciones como si nunca hubiera tomado días.

No se suben las planillas viejas: solo los saldos al día en que empiezas con Recibix.

Primero carga a tus empleados (uno por uno o con Importar).
Toca Saldos de arranque. Lo ven el administrador y el contador.
En Primer mes que lleva Recibix, elige el mes de tu primera planilla en Recibix. La fecha de corte es el día 1 de ese mes: todo lo de la plantilla es de antes.
Toca Descargar plantilla. Ya trae a tus empleados activos.
Llena lo que tengas y súbela en Plantilla llena (Excel).
Revisa la vista previa y toca Cargar saldos.

La plantilla tiene tres hojas:

Saldos, una fila por empleado:
- Los sueldos gravados del año hasta el corte, el IVM y el RAP que le descontaste y el ISR que le retuviste. Con eso el ISR de las planillas siguientes cierra contra lo real, y la constancia anual de ISR trae una fila Antes de Recibix. Si llenas una de esas columnas, llena también los sueldos y el ISR (pon 0 si no se le retuvo nada).
- Si el corte es el 1 de enero, esas cuatro columnas van vacías.
- Las vacaciones que le quedan pendientes.
- Lo que gana variable, como promedio mensual de los 6 meses antes del corte: comisiones y bonos habituales por un lado y horas extra por otro. Cuenta para la liquidación y los décimos.
Salarios, opcional: cada cambio de salario de los últimos meses con su fecha. El último tiene que ser el que tiene en su ficha.
Préstamos, opcional: los préstamos y adelantos que todavía debe, con su saldo y su cuota. Como en el formulario, necesitas haber declarado la actividad de la empresa, y un adelanto se descuenta en cinco planillas como mínimo.

Todo o nada: si hay un error, no se carga nada y la vista previa dice en qué hoja y fila está. Puedes volver a cargar la plantilla las veces que quieras mientras no hayas procesado ninguna planilla ni emitido una liquidación; la nueva reemplaza a la anterior. Si tienes una planilla en borrador, elimínala antes de cargar: se calculó sin estos saldos. Con los saldos cargados, Recibix no deja crear planillas de antes del corte, porque esos meses ya vienen en ellos.

Está disponible con Nómina activada.

Cambiar el salario

Usa el botón Salario de la lista (el ícono de la flecha que sube), no el formulario de edición:

Escribe el monto nuevo.
En Rige desde, pon la fecha del aumento. Vacío es hoy. Una fecha pasada se escribe en la unidad en que se le pagaba ese día.
Agrega un Motivo si quieres (aumento anual, ascenso…) y toca Guardar cambio.

La planilla del mes reparte los días que estuvo vigente cada monto: si el aumento rige desde el 16, la primera mitad se paga con el sueldo viejo y la segunda con el nuevo. Lo ya procesado no se mueve. Dos montos con la misma fecha no se suman: el segundo corrige al primero.

En Historial ves todos los cambios. Puedes borrar uno que pusiste con la fecha equivocada, pero no el último que queda. El salario no puede regir antes de la fecha de ingreso.

Si cambias el salario desde Editar, rige desde hoy.

Editar la ficha

Con Editar corriges cualquier dato. Dos casos piden cuidado:

Cambiar de frecuencia o de modalidad cambia la unidad del salario. Recibix te pide escribir el monto en la unidad nueva ("Antes cobraba por mes. Escribe el salario por quincena") en vez de adivinar la conversión.
Cambiar de frecuencia a mitad de mes: si una planilla de la frecuencia nueva ya se procesó sin él y le quedan días sin pagar, aparece El mes todavía no está cerrado. Lo correcto es procesar primero la planilla que le falta y después cambiarle la frecuencia. Si esos días ya se los pagaste por fuera, toca Cambiar igual.

Constancia de trabajo

Cuando alguien te pide una constancia para el banco, una embajada o un alquiler, toca el ícono de Constancia de trabajo en su fila. Sale un PDF con el nombre de tu empresa, su nombre e identidad, la fecha de ingreso y cuánto tiempo lleva, su cargo, el tipo de contrato y la jornada.

Dirigida a: por defecto dice "A quien interese". Escribe el nombre del banco o de la institución si te lo piden.
Incluir el salario: va apagado. El salario es un dato de la persona, así que márcalo solo si ella lo pide. Si cobra por quincena o por semana, la constancia dice el monto y su equivalente mensual.

Imprímela, fírmala y séllala. A quien ya se fue también le sale, en pasado ("laboró del… al…"). La constancia que se entrega al terminar el contrato, con el desglose de la liquidación, es otra: sale en Vacaciones y liquidación.

Contrato de trabajo

Todo contrato de trabajo, y cada modificación o prórroga, tiene que ir por escrito y en dos ejemplares, uno para cada parte (art. 36). Si no hay contrato escrito, la ley da por cierto lo que diga el trabajador sobre sus condiciones (art. 30). Recibix te lo arma con las cláusulas que pide el Código del Trabajo.

Toca el ícono de Contrato de trabajo en la fila del empleado y luego Hacer contrato.

Lo que sale de la ficha: cargo, tipo de contrato, fecha de ingreso, fecha de fin, período de prueba, jornada, horas, salario y forma de cobro. Si algo de eso está mal, corrígelo en la ficha antes: el contrato lo toma tal como está. El salario es el que rige el día de la firma (o del ingreso, si todavía no entra): si cargaste un aumento con fecha, el contrato firmado ese día ya lo lleva. También necesita la fecha de nacimiento, porque el contrato lleva la edad.

Los datos que la ley pide y Recibix no guarda (por ejemplo, la procedencia del trabajador o el estado civil de quien firma por la empresa) salen con una raya para llenarlos a mano.

Lo que escribes en el contrato:

Fecha y lugar de firma, y quién firma por la empresa (nombre, cargo e identidad). La fecha no puede pasar de 31 días desde hoy.
Funciones: qué hace en el puesto.
Por qué es a plazo fijo o qué obra es, si no es indefinido. Es obligatorio: el plazo y la obra solo caben para trabajos accidentales o temporales. Si la labor es permanente, la ley lo tiene por indefinido aunque el papel diga otra cosa (arts. 46 y 47).
Dónde trabaja, hora de entrada y de salida, y su día de descanso.
Forma de pago (efectivo, transferencia o cheque) y lugar de pago.
Si aplica: el alojamiento que le das, los beneficios en especie (almuerzo, por ejemplo) con su valor al mes, y quiénes viven con él o dependen de él.
El trabajador no sabe o no puede firmar: el contrato deja el espacio para su huella y para la firma de quien firma a su ruego.
Otras estipulaciones: un espacio corto para lo que no esté ya en el texto. Vacaciones, décimos, IHSS, RAP, feriados y período de prueba ya van escritos. Nada de lo que pongas ahí puede quitarle o rebajarle derechos al trabajador: sería nulo aunque lo firme (art. 3).

Al guardar se descarga el PDF con los dos ejemplares. Imprímelo, fírmenlo los dos y cada uno se queda con el suyo. Guarda el tuyo: la Secretaría de Trabajo te lo puede pedir. El contrato no se registra ni se manda a ninguna oficina.

Lo que Recibix no deja firmar

Menor de 18 años sin la autorización de la Secretaría de Trabajo: el formulario te pide el número de la autorización (Código de la Niñez, art. 119). Su horario tiene que quedar entre las 5:00 y las 19:00. Si tiene menos de 16, su descanso es el domingo (art. 338) y el contrato lleva además la firma de su representante legal (art. 33). La edad se cuenta a la fecha de firma.
Salario bajo el mínimo de tu empresa. Con medio tiempo, el mínimo se cuenta en proporción a las horas. Para eso tienes que haber indicado en Configuración la actividad y el tamaño de tu empresa.
Período de prueba de más de 60 días (art. 49).
Contrato a plazo o por obra sin la causa.
Pasar a plazo o por obra a quien ya tiene contrato indefinido: le quitaría la estabilidad que ya tiene, y eso es nulo (art. 3).
Una ficha inactiva: sus contratos se consultan e imprimen, pero no se firman versiones nuevas.
Una versión con fecha de firma anterior a la de la versión que ya existe.

Recibix te avisa, pero te deja seguir, cuando:

El plazo pasa de un año contado desde el ingreso: la ley permite al trabajador pedir que se anule esa cláusula (art. 48).
El horario pasa de las horas de la jornada más el tiempo de comida, o la jornada es diurna y el horario tiene horas entre las 19:00 y las 5:00. Lo que pase de la jornada es hora extra, y el horario escrito sirve para reclamarla.
El salario es menor que el de la versión anterior, o el plazo termina antes.
La prórroga se firma cuando el plazo ya había vencido: si la persona siguió trabajando, el contrato ya estaba prorrogado (art. 48).

El período de prueba solo entra en el contrato si se firma el día del ingreso o antes, y mientras la prueba no haya vencido: la prueba es la etapa inicial y se pacta por escrito (arts. 49 y 50). Una modificación tampoco puede agregarla si el contrato anterior no la tenía. En esos casos el contrato sale sin la cláusula y Recibix te lo avisa.

Modificar o prorrogar

Un contrato firmado no se edita. Cuando cambian las condiciones (un aumento, otro cargo, otro horario), corrige primero la ficha y luego toca Modificar o prorrogar → Modificación del contrato. Para alargar un contrato a plazo fijo, pon en la ficha la nueva fecha de fin y elige Prórroga del plazo. Cada una queda como una versión nueva, con su propio PDF, y la antigüedad sigue contando desde el ingreso. Las versiones anteriores quedan guardadas como registro de lo que se firmó; solo puedes borrar la última, para corregir un error antes de firmarla.

PIN para marcar asistencia

Para que un empleado marque entrada y salida, dale un PIN:

Abre su ficha con Editar (el PIN no aparece al crearlo, solo al editar).
En PIN de marcaje (4 dígitos), escribe cuatro números y toca Guardar PIN.

Dos empleados no pueden tener el mismo PIN. Para cambiarlo, guarda otro encima. El PIN no sirve para entrar a la app: solo para marcar.

Para marcar, abre app.recibix.com/asistencia en la computadora de la caja, con la sesión de quien la opera (un cajero o vendedor sirve; el auditor no). La pantalla Marcar asistencia tiene un teclado numérico: el empleado teclea su PIN y toca Marcar. Recibix decide si es entrada o salida y muestra "Entrada registrada a las…" o "Salida registrada a las…".

Esas horas son las que después traes a la planilla. Pasada su fecha de salida, el empleado ya no puede marcar.

Desactivar a quien se va

Usa Desactivar (el ícono rojo de la lista). Te pide:

Fecha de salida: su último día. No puede ser futura: desactívalo el día que sale.
Motivo (opcional): renuncia, fin de contrato…

La fecha y el motivo salen así en el aviso de bajas al IHSS (ver Qué pagar y qué reportar cada mes).

Qué pasa con las planillas:

Borradores: se recalculan solos y le pagan hasta la fecha de salida.
Planillas siguientes: ya no lo llevan.
Planillas ya procesadas o pagadas: no se tocan. Si una de ellas le pagó días posteriores a la salida, Recibix te avisa con Ya se le pagaron días después de la salida. Si la planilla está procesada, puedes anularla para que se recalcule hasta la salida, o tocar Desactivar igual. Si ya está pagada, esos días quedan pagados de más: revisa con tu contador cómo recuperarlos.

Si el empleado todavía no había entrado (su fecha de ingreso es futura), se desactiva sin fecha de salida y no va como baja al IHSS.

Desactivar no calcula prestaciones. Es la baja sin liquidación. Si le debes preaviso, cesantía, vacaciones o décimos proporcionales, calcula la liquidación desde Vacaciones y liquidación (ver Décimos, vacaciones, préstamos y liquidación). Recibix calcula; revisar que el monto sea el correcto y pagarlo te toca a ti como patrono.

Reactivar

Toca Mostrar inactivos y luego Reactivar en su fila. Vuelve a estar activo, sin fecha de salida, y entra en los borradores de planillas ordinarias que siguen vigentes.

Si salió con una liquidación, no se reactiva por aquí: anula su liquidación desde Vacaciones y liquidación y vuelve a estar activo.

Durante la prueba

Si tu empresa ya paga su plan, puedes probar Nómina una vez desde Probar gratis: 30 días o 2 planillas, lo que pase primero. Agregas empleados uno por uno; importar desde Excel no está disponible.
Al gastar el cupo el módulo queda en solo lectura: puedes ver a tus empleados, pero no agregar ni editar hasta activar Nómina. Lo que procesaste sigue disponible.

Antes de usar Nómina por primera vez, el administrador acepta las condiciones del módulo (cláusula 9 de los Términos de servicio).

Siguiente paso: Hacer una planilla.