Guía de remisión

La guía de remisión es el documento fiscal que acompaña a la mercadería mientras se traslada. Lleva su propio CAI (código 08) y la pide el Reglamento de Facturación, Acuerdo 481-2017, en sus artículos 29 a 32. Tiene que emitirse antes de que salga la mercadería y viajar con ella todo el trayecto.

En las cuentas nuevas, la sección Guías de remisión no sale en el menú hasta que la enciendes: Configuración → Más opciones → Módulos → Mostrar en el menú. Viene en tu plan, y quien ya la usaba la sigue viendo.

¿La necesito?

• Vendes y entregas, y la factura viaja con la mercadería: no. Basta con agregarle a la factura los datos del traslado.
• El cliente se lleva lo que compró: no. Con la factura le basta.
• Sí la necesitas cuando la mercadería se mueve sin su factura: traslados entre tus bodegas, consignación, envíos a reparación o a una feria, entregas por partes de una misma factura, o una compra que tú recoges con tu transporte.

Antes de la primera guía

1. Que la guía esté en tu inscripción como autoimpresor. Al inscribirte declaraste qué documentos emites. Si la guía de remisión no está, agrégala en la Oficina Virtual del SAR.
2. Pide el CAI de guías (08) en la Oficina Virtual: Facturación → Solicitudes de impresión → Auto Impresor (formulario SAR-927), para el mismo establecimiento y punto de emisión de tus facturas.
3. Regístralo en Recibix en Configuración → CAI, con tipo 08 — Guía de remisión. Te pide la dirección del establecimiento, porque la guía imprime la del lugar desde donde se emite y no la de tu casa matriz. Si te equivocas, la corriges en la misma lista de CAI con el lápiz junto a la dirección.

El CAI de guías no cuenta para el límite de CAI de tu plan. Sin él no puedes emitir guías en un plan pagado, porque una guía sin CAI no respalda nada. Durante la prueba sale una guía de prueba (GR-DEMO) sin valor fiscal, para que veas cómo queda.

Desde dónde se emite

• Desde una factura (motivo venta): en el detalle de la factura, pestaña de notas, Emitir guía. Trae al cliente, las direcciones y lo que falta por entregar de cada línea. Si entregas por partes, emite una guía por viaje. Recibix no te deja remitir más de lo facturado.
• Desde una compra (motivo compra): en el detalle de la compra, Guía de remisión. Tu empresa es el destinatario y solo tienes que escribir el número de autorización (CAI) de la factura del proveedor, porque Recibix no lo guarda.
• Entre tus almacenes (motivo traslado entre establecimientos): en Almacenes → Trasladar con guía. Eliges de dónde sale y a dónde llega, y el inventario se mueve al emitir la guía. Si la anulas, vuelve al almacén de origen. Es para planes con varios almacenes.
• Otros motivos: en Inventario → Guías de remisión → Nueva guía: consignación, exportación, devolución, transformación, reparación, exhibición, ferias, venta con emisor móvil u otro motivo que escribas.

Qué te pide

• Motivo del traslado.
• Destinatario: identificación (RTN o identidad) y nombre. En un traslado entre tus almacenes, eres tú.
• Documento relacionado, cuando el motivo es venta, exportación, compra, devolución o traslado entre tus almacenes: tipo, número de autorización (CAI), número y fecha. Desde una factura se llena solo. Entre tus almacenes, pon la factura de compra o la póliza de importación que respalda esa mercadería.
• Traslado: punto de partida y de destino, fechas de inicio y fin, transportista, conductor y vehículo (marca y placas). Los que ya usaste aparecen a un toque, y Transporte propio pone a tu empresa como transportista.
• Mercadería: descripción y cantidad.

El documento

El PDF trae los tres ejemplares que pide la ley, cada uno con su leyenda:

• Original: Destinatario, para quien recibe.
• Copia 1: Emisor, para tu archivo.
• Copia 2: Administración Tributaria, para entregarla si te para un control del SAR. Si nadie la retira en ruta, el destinatario la guarda con el original.

Si el detalle es largo, cada ejemplar numera sus páginas.

Durante el viaje

Si cambia el camión o el recorrido, o el traslado no llega a su destino, el motorista lo anota en el recuadro Incidencias en ruta del papel. También puedes registrarlo en el detalle de la guía: queda con fecha y usuario, y no se borra.

Anular

Una guía se anula con un motivo, y su número no se vuelve a usar. Si era un traslado entre tus almacenes, la mercadería vuelve al de origen. Si ya se vendió en el destino, primero ajusta el inventario; si desactivaste uno de los dos almacenes, reactívalo antes de anular.

Mientras una guía esté emitida, el documento que cita tiene que seguir existiendo tal cual: la factura no se puede anular ni rectificar, y la compra no se puede eliminar ni cambiar sus líneas. Anula primero la guía. En la compra sí puedes corregir los datos del encabezado.

La nota de entrega

La nota de entrega sigue existiendo como acuse de recibo interno, pero no es un documento fiscal y no respalda la mercadería en ruta.